ما هي مصفوفة إدارة الوقت وكيف تساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية؟!

نريد جميعًا أن نكون أكثر إنتاجية في أعمالنا ونخشى أن نماطل. حتى إذا كنا نحاول أن نكون منتجين ،فقد تركز أكثر على الأشياء الأقل أهمية بدلاً من الأشياء الضرورية ،إذا كنت أحد هؤلاء الأشخاص يتبعون مصفوفة الإدارة هذه حتى تتمكن من معرفة ما تحتاجه. افعل ما يحلو لك لتكون قادرًا على متابعة كل شيء.

ما هي مصفوفة إدارة الوقت؟

تم إعداد مصفوفة إدارة الوقت بواسطة شخص يُدعى ستيفن آر كوفي وهي تستند إلى النظرية القائلة بأن وقتنا مقسم إلى أربعة أجزاء:

  • عاجل وهام.
  • عاجلة وليست مهمة.
  • ليست عاجلة وهامة.
  • ليست عاجلة وليست مهمة.

هناك أربعة أرباع لكل منطقة ،ويجب إدارة كل منطقة بشكل مختلف. لكنها طريقة بسيطة لإدارة الوقت وتحسين الإنتاجية.

كيف يمكنك الاستفادة من مصفوفة إدارة الوقت؟

هناك عدة فوائد:

أداء أفضل

سوف تتعلم كيفية إدارة وقتك بحكمة. ستدرك أي المهام مهمة وأيها أقل أهمية. ستكون قادرًا على قضاء الكثير من الوقت في المهام العاجلة والمهمة والعمل بشكل منتج. هذا يؤدي إلى المزيد من الفوائد من الوقت الذي تقضيه.

يجعل العمل فعالًا

بعد استخدام مصفوفة الوقت هذه ،ستتمكن من إدارة وقتك بشكل أكثر فعالية. ستبدأ في استخدام وقتك بشكل أكثر فاعلية ،وهذا يقلل من مقدار الإحباط الذي تشعر به أحيانًا في نهاية يوم حافل بلا شيء تفعله.

إنجاز المزيد من المهام

يمنحك تصنيف المهام وفقًا لمصفوفة إدارة الوقت الكثير من الوقت الذي تقضيه في أشياء أكثر أهمية. عند الانتهاء من المهام العاجلة ،ستقلل من مستويات التوتر لديك وبالتالي ستكون قادرًا على الاستمتاع بأشياء أخرى ،مثل قضاء المزيد من الوقت الشخصي.

الفوائد الصحية

قد تبدو حياتنا اليومية مرهقة ،خاصة عندما نشعر أننا نحرز تقدمًا ضئيلًا ،مما قد يؤدي إلى عدد من الآثار الجانبية السلبية على الجسم ،لأن قضاء الوقت بشكل فعال له تأثير إيجابي على الحالة المزاجية والتوتر.

الأرباع الأربعة:

مصفوفة إدارة الوقت مقسمة إلى أربعة أرباع.

عاجل وهام

يجب التعامل مع المهام العاجلة والمهمة على الفور ،ويجب ألا يكون هناك تخطيط ،والربع الرابع الذي سيقلل استخدامه عدد المهام بشكل كبير.

حالة طارئة أو موعد نهائي شائع بين العائلات أو في العمل.

عاجل وليس هام

عادة ما يطلب الشخص الكثير من المهام التي يتعين القيام بها ،وقد يكون الأمر أكثر مما تحتاج إلى القيام به ،لذلك لتقليل هذه المهام ،يجب أن تتعلم كيف تقول “لا” للأشخاص وترتيب أولوياتهم.

ليست عاجلة وهامة

قد يظهر هذا النوع من المهام في وقت ما في المستقبل ،ولكن ليس الآن بالضبط. على سبيل المثال ،إذا كان لديك اختبار مهم يبدأ بعد شهرين من الآن ،أو إذا كان عليك إعداد طلب بعد فترة طويلة ،فقم بتنظيم جدولك الزمني ونسق هذه المهام مع المهام العاجلة.

ليست عاجلة وليست مهمة

هذه هي المهام التي لا ينبغي القيام بها ،لأنها تضيف القليل من القيمة إلى يومك ،وهذه المهام غالبًا ما تكون تافهة ،مما يعني أنها تضيع الوقت أكثر بكثير من أي مهمة أخرى.

تشمل الأمثلة التي تندرج ضمن هذه الفئة تصفح وسائل التواصل الاجتماعي ومشاهدة التلفزيون والعادات السيئة الأخرى.

كيف تستخدم مصفوفة إدارة الوقت؟

الآن بعد أن فهمت الأرباع ،يمكنك بعد ذلك تصنيف المهام الخاصة بك والتخطيط لأهدافك. يمكنك أيضًا تخطيط الأشياء بشكل صحيح. عندما نخطط لأهدافنا ،يمكننا قضاء بعض الوقت في تحقيقها كل يوم. هذا يقلل من التوتر في اللحظة الأخيرة ويحسن الأداء العام.

تعمل هذه الخطة على تقليل التوتر عن طريق تقليل مقدار الوقت الذي يتم قضاؤه في مهام غير مهمة. قد يستغرق هذا بعض الوقت حتى تعتاد عليه ،لكنه يتطلب ضبط النفس.

مع الاستخدام الصحيح لمصفوفة إدارة الوقت ،يمكنك تحسين إنتاجيتك وقضاء المزيد من الوقت في ضبط النفس والتفكير في مهام مختلفة ،إنها أداة رائعة لوضع مخطط جيد لأداء المهام والعمل بشكل أكثر ذكاءً.

اترك ردّاً